Documents d'un déménagement professionnel

Quels documents pour un déménagement par un professionnel ?

• Dernière mise à jour : 28 février 2022

Un contrat de déménagement professionnel comporte plusieurs documents :

• Le devis,
• Les conditions générales,
• La déclaration de valeur.

Quand on fait appel à un déménageur, il faut également mentionner la lettre de voiture comme un des papiers importants pour la bonne tenue des opérations.

Devis : la visite technique du déménageur

Les déménageurs ont besoin de savoir :

• quels objets ils vont devoir déménager :
  • leur volume global ou particulier si certains ont des dimensions spéciales,
  • leur masse globale ou particulière si certains objets sont très lourds,
  • leurs caractéristiques, si certains sont fragiles, ont beaucoup de valeur ou doivent être démontés et remontés par exemple,
• les caractéristiques des lieux à déménager et à emménager :
  • la distance à parcourir entre les deux et les frais que cela engendre (carburant, péages, véhicules, assurance, chauffeur),
  • les conditions de stationnement sur place aux deux endroits (distance avec les logements, gratuité ou non, zone piétonne ou avec circulation),
  • l’accessibilité aux logements (existence et dimensions des étages, des escaliers, des ascenseurs, des portes, des fenêtres et des couloirs).

Ceci afin que les déménageurs puissent évaluer :

• les moyens qu’ils doivent mobiliser pour réaliser le déménagement correctement (véhicule, nombre de manutentionnaires, difficultés de manutention, matériel nécessaire, etc.),
• le montant du devis qu’ils proposent.

Pour ce faire, certains professionnels du secteur proposent une visite technique qui leur permet de relever eux-mêmes tous les détails nécessaires. Mais comme cette pratique n’est pas obligatoire, d’autres entreprises proposent à leurs clients de décrire eux-mêmes les spécificités de leur déménagement, soit par écrit, soit via un calculateur de volume en ligne, soit en effectuant une visite à distance par vidéo. Si ces clients omettent quelque chose d’important, alors c’est à eux que la faute incombe et le professionnel prévoit généralement dans le contrat la refacturation des prestations supplémentaires que les oublis peuvent occasionner.

Devis déménageur : la prestation détaillée

Il faut savoir qu’un devis de déménagement doit être obligatoirement remis au client, afin que celui-ci puisse étudier la prestation et son tarif avant de s’engager contractuellement s’il le décide.

Le devis est un document gratuit qui doit détailler le plus précisément possible les prestations du déménageur ainsi que leur coût et les caractéristiques du déménagement dont il est question.

Ce document doit notamment renseigner :

• Les informations principales de l’entreprise et du client (nom, adresse, coordonnées, etc.),
• La date de proposition et de validité de l’offre,
• Le volume du déménagement (exprimé en m3),
• La distance du trajet,
• La ou les dates d’exécution du déménagement,
• Les conditions d’accès aux logements concernés (adresses, étages, escaliers et ascenseurs, possibilités de stationnement du camion, etc.),
• La formule de déménagement choisie (économique, classique, complet…) et le détail de la prestation (qui emballe, démonte, charge, décharge et monte quoi…),
• Les spécificités du déménagement (dédié ou groupé),
• Les garanties (responsabilité contractuelle, assurance déménagement, valeur assurée, etc.),
• Le prix hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC) du déménagement,
• Les modalités de paiement.

Remarque : il est important de bien renseigner le déménageur, afin qu’il puisse organiser correctement son travail et le facturer à un prix juste.

Un devis peut également spécifier :

• des frais complémentaires ajoutés à cause de :
  • la distance de portage,
  • le volume d’un ou de plusieurs objets,
  • la masse d’un ou de plusieurs objets,
  • l’utilisation de machines spécifiques (monte-meuble, etc.).
• des prestations personnalisées :
  • la fourniture d’emballages et de consommables (papier bulles, cartons, scotch, etc.),
  • l’emballage de tout ou partie des objets (fragiles notamment) par les déménageurs,
  • le démontage et le remontage de certains meubles,
  • le nettoyage,
  • les détours demandés (déchetterie, récupération de meuble, etc.),
  • une assurance complémentaire et ses garanties.

Comme pour n’importe quel service, il est intéressant de demander plusieurs devis déménageurs, de les comparer et de sélectionner celui qui a le meilleur rapport prestation-prix.

Contrat déménagement : la signature d’un devis déménageur

Signature et délai de réflexion

Si les conditions d’un devis vous conviennent, vous pouvez le signer et le renvoyer à l’entreprise concernée. Le plus souvent, il faut accompagner le devis signé d’un chèque d’arrhes dont le montant est précisé sur le document. Vous bénéficiez d’un délai de réflexion de 14 jours à compter de la signature du devis, délai durant lequel l’entreprise ne peut exiger aucun paiement. Si par la suite vous souhaitez revenir sur votre décision, le déménageur conserve cependant les arrhes versées à l’avance. Si c’est ce dernier qui renonce au contrat, il doit vous rendre le double des arrhes.
Remarque : on recommande de lire attentivement les conditions générales de vente incluses dans les devis des déménageurs, afin d’avoir pleinement connaissance du cadre dans lequel s’inscrivent leurs propositions.

Une fois signé, le devis devient un contrat qui engage le déménageur et le client sur le prix, la prestation et les délais indiqués. En cas de litige, ce document peut servir de preuve.

Modification de contrat

Le professionnel du déménagement doit respecter le prix indiqué dans le devis qu’il a proposé. Il a néanmoins la possibilité de modifier ce montant :

• si le client a omis de mentionner un détail qui influence directement le prix d’une prestation,
• si le client demande lui-même une modification du contrat.

Contrat déménagement : les conditions générales

Dès le devis et jusqu’à la fin du contrat

Les conditions générales de vente (CGV) doivent être adossées au devis transmis par le déménageur, tout comme les éventuelles conditions particulières négociées avec le client, afin que ce dernier en ait connaissance avant de pouvoir s’engager ou non.
Les conditions générales de vente précisent :

• Les démarches à effectuer si le client souhaite émettre des réserves ou signaler un problème,
• Les responsabilités du déménageur et les démarches pour demander une indemnisation,
• Les modalités de paiement.

Se méfier des clauses abusives

• Un déménageur ne doit pas pouvoir modifier le prix de son devis, ni facturer des suppléments sans raison valable, ni exiger un paiement avant que vous n’ayez reçu et vérifié la réception de tous vos biens sans incident.
• Il faut faire attention qu’aucune clause n’exonère ou ne limite les responsabilités de ce professionnel en cas de dommage ou de retard. Dans ces circonstances, une partie du prix doit pouvoir être retenu sans que le déménageur puisse exiger l’intégralité du paiement.
• Les conditions générales doivent être signées par le client au même titre que le devis pour constituer le contrat.
• Les CGV engagent leurs signataires, le déménageur ne peut donc pas déléguer la réalisation du contrat à un autre professionnel sans avertir le client qui est alors en droit d’annuler le contrat.
• Aucune souscription d’assurance ne peut être faite sans l’accord du client.

Contrat : une assurance déménagement incluse

Une assurance pour couvrir la responsabilité du déménageur

Tout contrat passé avec un déménageur inclut une assurance de base qui permet au client d’être indemnisé si le déménagement occasionne des dommages. La société de déménagement détaille l’étendue de cette assurance, parfois appelée responsabilité civile ou responsabilité contractuelle, dans ses conditions générales de vente. Les garanties de cette assurance déménagement entrent en vigueur dès que l’ensemble du contrat est signé.

Les opérations que le déménageur n’effectue pas ne sont logiquement pas couvertes par sa société. Une assurance déménagement de base ne couvre pas :

• les dommages imputables au client,
• les vices propres aux biens déménagés,
• les cas de force majeure (accident, vol, agression, etc.).

La possibilité d’une assurance complémentaire

Une précaution optionnelle

Afin de bénéficier d’une couverture plus importante, le client peut contracter une assurance complémentaire à ses frais. Les sociétés de déménagement proposent souvent une assurance dommage qui indemnise le client même quand la responsabilité du déménageur est écartée. Il est aussi possible de faire directement appel à des compagnies d’assurance.
Selon la formule souscrite et la compagnie d’assurance, certains contrats de type « multirisques habitation » disposent parfois d’une garantie concernant les dommages survenus durant un déménagement. Si vous ne disposez pas d’une telle protection, vous pouvez y remédier en demandant une extension de garantie ou en souscrivant une nouvelle assurance. Quoi qu’il en soit, votre compagnie d’assurance doit être tenue au courant de votre déménagement pour mettre à jour vos informations et assurer la continuité et la conformité des services et des garanties dont vous bénéficiez déjà.
Dans le cadre d’un déménagement, une assurance complémentaire peut permettre d’indemniser :

• les vols avec violence,
• les frais supplémentaires engendrés par de mauvaises conditions météorologiques,
• les biens déménagés à valeur d’achat et non à valeur de remplacement (en fonction d’un coefficient de vétusté).

Ces options ne sont pas forcément toutes présentes dans les assurances complémentaires. Il convient donc de bien se renseigner pour bénéficier des garanties souhaitées, si possible au meilleur prix !
Remarque : les vices propres aux biens déménagés ainsi que les fautes intentionnelles ne sont bien évidemment pas couverts par les assurances.

La franchise

Le plus souvent, les franchises des assurances complémentaires de déménagement sont gratuites. Cependant, il en existe certaines qui prévoient une somme à la charge de l’assuré en cas de sinistre. Il vaut mieux le vérifier et estimer si le montant de l’éventuelle franchise n’est pas trop élevé par rapport au coût de l’assurance et aux dommages couverts.

Contrat déménagement : la déclaration de valeur

Déclaration de valeur : un document pour les assurances

La déclaration de valeur est un document qui énumère tous les meubles et les objets à déménager ainsi que leur valeur. Ce formulaire obligatoire dans le cadre d’un déménagement professionnel est à compléter en même temps que le devis et se doit d’être exhaustif. Il doit préciser de quelle entreprise il s’agit et qui est le client, puis être daté et signé au moins 3 jours avant le déménagement pour être valable. En cas de sinistre, le déménageur s’y référera pour vous indemniser, car il est responsable des pertes et des dommages concernant les affaires dont il a la charge durant le déménagement.
Il est donc important de bien tout lister dans la déclaration de valeur, car seuls les biens qui y sont mentionnés seront couverts. L’assurance du déménageur spécifie des plafonds d’indemnisation pour les biens dont ce professionnel est responsable.

Remplir une déclaration de valeur : quelques conseils

• Pour remplir une déclaration de valeur, le plus simple consiste à créer des catégories d’objets (vaisselle, vêtements, livres, etc.) et de répertorier un à un les gros appareils électroménagers (ordinateur, télévision, réfrigérateur, four, etc.).
• Pour donner une valeur correcte à vos affaires, il suffit de se référer à leur prix d’achat ou aux prix pratiqués en magasin ou en ligne.
• Sauf si vous prenez une option complémentaire qui indemnise au prix du neuf, un coefficient de vétusté est appliqué aux objets et au mobilier listés, en fonction de leur durée de vie (pourcentage par années d’ancienneté).

Conseil : prenez des photos des meubles et des objets listés dans la déclaration de valeur, afin de pouvoir prouver leur existence et leur état avant le déménagement si besoin.

Remarque : les objets de valeur (bijoux, etc.) et les plantes sont généralement exclus de ce document.

La lettre de voiture : les instructions de transport du déménagement

La lettre de voiture décrit la façon dont il a été convenu que le déménagement se déroulerait. Ce document important suit les meubles et les objets du début à la fin des opérations et permet d’émettre des réserves à leur réception. Il peut être émis en format électronique (par mail).
Ce formulaire est signé à deux reprises par le client : une fois au chargement pour autoriser le déménageur à transporter ses biens, une fois la livraison effectuée pour mettre fin au contrat.
En tout, deux exemplaires de la lettre de voiture doivent être établis pour un même déménagement. Un est destiné au déménageur, l’autre au client. Chaque exemplaire contient un bordereau de livraison et un rappel des CGV (au dos le plus souvent). Une fiche d’instruction et d’exécution est adjointe à l’exemplaire du déménageur. La déclaration de valeur remplie préalablement doit être accolée à la lettre de voiture.

Mentions sur la lettre de voiture

• Les coordonnées du déménageur (SIREN, etc.) et du client,
• La façon dont le transport sera opéré, l’immatriculation du véhicule et son conducteur,
• Le volume des biens déménagés,
• La valeur des biens déménagés,
• Les lieux et dates de chargement et de livraison des biens.

Mentions sur la fiche d’instruction et d’exécution

La fiche d’instruction et d’exécution rappelle au déménageur les tâches qu’il doit accomplir. Au fur et à mesure du déménagement, le déménageur doit y noter :

• La date et l’heure d’arrivée au lieu de chargement,
• La date et l’heure de départ une fois le chargement effectué,
• La date et l’heure d’arrivée au lieu de livraison,
• La date et l’heure à laquelle le déchargement s’est terminé.

Remarque : ce document doit aussi être signé par le client, ce qui signifie qu’il approuve la façon dont le déménagement y est décrit.

Mentions sur le bordereau de livraison

Une fois la livraison terminée, il convient de vérifier que vos affaires ont toutes bien été déposées et qu’elles sont en bon état. Sur le bordereau de livraison, aussi appelé bon de livraison ou bulletin de livraison, le client doit consigner le moindre dommage qu’il relève, puis signer ensuite le document afin d’acter la fin du déménagement. Le solde ne peut être réglé qu’une fois le bulletin de livraison signé.

• Vous pouvez émettre des réserves sur le bon de livraison si le déménageur ne les conteste pas,
• Si le déménageur conteste des dommages que vous voulez mentionner, vous pouvez tout de même lui adresser ces observations par lettre recommandée dans les 10 jours qui suivent la réception de vos biens,
• Si vous constatez des dommages seulement après le départ du déménageur, ce délai de 10 jours est également valable pour les mentionner et le transmettre de la même façon à la société de déménagement.

Remarque : ces réserves sont importantes car elles serviront de référence si un litige vous oppose au déménageur.